Webbasierte Software für Verbände, Vereine und Organisationen

Die virtuelle Geschäftsstelle:
Veranstaltungen für Mitglieder im Verband oder Verein organisieren

Mit dem Software-Modul Veranstaltungsplanung lassen sich Veranstaltungen und Ereignisse genauso einfach mit der virtuellen Geschäftsstelle planen wie sie es mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Software zur Tabellenkalkulation oder handschriftlich gewohnt sind.

Im ersten Schritt legen Sie in der webbasierten Software Ort und Datum der Veranstaltung fest. Besteht die Veranstaltung aus verschiedenen Veranstaltungspunkten, so können Sie diese getrennt eintragen. Werden Kosten umgelegt, bspw. bei einem gemeinsamen Essen Ihres Verbands oder Vereins, so können Sie an dieser Stelle auch einen möglichen Preis oder eine Kostenbeteiligung angeben.

Ihre Einladung wird nun völlig automatisch von der Software erstellt. Sie können sie gleich im Anschluss per Mausklick an alle Mitglieder Ihres Verbands oder Vereins verschicken, oder an Teilgruppen und natürlich auch an externe Gäste. Die Software setzt dabei automatisch persönliche Anreden aus der Mitgliederdatenbank ein und verschickt die Einladung per eMail. Empfänger, die über keine eMail-Adresse verfügen, erhalten eine sofort druckbare Version der Einladung.

Dezentrales Beantworten der Einladung durch die Mitglieder des Verbands oder Vereins

Ihre Gäste können nun selber entscheiden, ob Sie an der Veranstaltung teilnehmen wollen und ob sie begleitet werden. Hierzu melden sie sich im Mitgliederbereich an und können die individuellen Details der Einladung verwalten. Eine oder mehrere Begleitungen werden einfach mit Vor- und Zuname in eine Maske eingetragen. Die Anmeldung zu den einzelnen Veranstaltungen erfolgt über deren Anklicken. Hierbei können die Anmeldungen selber getrennt nach Personen erfolgen. Beispielsweise könnte sich der Gast für die Mitgliederversammlung am Vormittag anmelden, seine ihn begleitende Ehefrau meldet er zu der gleichzeitig stattfindenden Stadtrundfahrt an, für den Abend erfolgt eine gemeinsame Anmeldung zum Abendessen.

Werden Kosten umgelegt, wird im Anschluss automatisch der gesamte Rechnungsbetrag, bestehend aus Teilnahmegebühren und Kosten der einzelnen Veranstaltungen, berechnet und samt Kontonummer und anzugebenden Verwendungszweck ausgegeben. Optional hat der Kassenwart über den geschlossenen Mitgliederbereich Ihres Verbands oder Vereins Zugriff auf diese Abrechnungsdetails. In der virtuellen Geschäftsstelle des Verbands oder Vereins lassen sich so zu jeder Zeit alle Anmeldungen und auch die gesamten Kosten abrufen. Gäste, die sich postalisch oder telefonisch anmelden, können über eine Masterfunktion der Software direkt eingebucht werden.
Zuletzt lassen sich Namenskärtchen im beliebigen Format direkt aus der virtuellen Geschäftsstelle für alle teilnehmenden Gäste ausdrucken.


Lesen Sie hier weiter und informieren Sie sich über das Verwalten von Geburtstagslisten im Verband oder Verein.

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